Escribir un email puede parecer un proceso simple, pero para hacerlo bien es necesario prestar atención. Por ello Century21 te recomienda seguir éstas reglar de oro:
1.-Incluir una línea directa clara.
Ejemplos de una buena línea de asunto incluyen ” La fecha de la reunión cambió “,” Una pregunta rápida acerca de su presentación, “o” Sugerencias para la propuesta. ”
2.-Utilice una dirección de correo electrónico profesional.
Si usted trabaja para una empresa, usted debe utilizar su dirección de correo electrónico de la empresa. Usted siempre debe tener una dirección de correo electrónico que transmite su nombre para que el destinatario sepa exactamente quién está enviando el correo electrónico.
3.-Piense dos veces antes de llegar a “responder a todos”.
Nadie quiere leer correos electrónicos de 20 personas cuando no tiene nada que ver con ellos. Ellos sólo podían ignorar los correos electrónicos, pero muchas personas recibir notificaciones de nuevos mensajes en sus teléfonos inteligentes o mensajes pop-up que distraen en sus pantallas de ordenador.
4.-Utilice los signos de exclamación con moderación.
Si usted elige utilizar un signo de exclamación, utilice sólo uno de transmitir emoción.
5.-Tenga cuidado con humor.
El humor puede fácilmente perderse en la traducción sin el tono adecuado o expresiones faciales. En un intercambio profesional, es mejor dejar el humor de mensajes de correo electrónico a menos que sepa bien el destinatario. También, algo que crees que es divertido podría no ser gracioso para alguien más.
6.-Saber que las personas de diferentes culturas hablan y escriben de manera diferente.
La falta de comunicación puede ocurrir fácilmente debido a las diferencias culturales , especialmente en la forma de escritura cuando no podemos ver el idioma del otro cuerpo. Adapte su mensaje en función de los antecedentes culturales del receptor o lo bien que los conoces.
7.-Responder a los mensajes de correo electrónico – incluso si el mensaje no era para ti.
Es difícil responder a todos los mensajes de correo electrónico no dirigidos a usted. Esto incluye cuando el correo electrónico fue enviado accidentalmente a usted, especialmente si el remitente está esperando una respuesta. La respuesta no es necesaria, pero sirve como una buena etiqueta de correo electrónico, especialmente si esta persona trabaja en la misma empresa o industria que usted.
Por último, recuerda qué, el uso de este medio de comunicación está cada vez más extendido en el ámbito profesional, por lo que en ocasiones puede pasar desapercibido, pero lo cierto es que se ha convertido en una herramienta casi imprescindible para el trabajo diario.
